Smjernice za zaštitu privatnosti podataka namijenjene kandidatima za posao u J.u.A. Frischeis d.o.o.

1. Uvod
Grupi JAF (vidi: https://www.jaf-group.com/Gesellschaften), preciznije J.u.A. Frischeis GmbH, JAF Global GmbH, JAF International Services GmbH, JAF Imholz GmbH und JAF ZENGERER GmbH i poduzeću J.u.A. Frischeis d.o.o. (vidi: https://www.frischeis.hr/tvrtka) izuzetno je važna zaštita osobnih podataka koji se za potrebe odvijanja natječajnog postupka prikupljaju u vezi s potencijalnim zaposlenicima. U pravilu podatke obrađujemo na transparentan način, isključivo u povezanosti sa svrhom, na ograničeno razdoblje i povjerljivo te se podaci u svakom trenutku mogu ispraviti.
Ovime Vas kao kandidata za posao u poduzeću J.u.A. Frischeis d.o.o. želimo informirati o aktivnostima obrade podataka.

2. Definicije
1. Osobni podaci: informacije pomoću kojih se može utvrditi identitet Vas kao fizičke osobe, kao što su: ime, adresa, datum rođenja, OIB, osobni broj.
2. Obrada podataka: radnje koje se vrše u pogledu osobnih podataka, bilo automatiziranim bilo neautomatiziranim sredstvima kao što su prikupljanje, bilježenje, organizacija, strukturiranje, pohrana, prilagodba ili izmjena, pronalaženje, obavljanje uvida, uporaba, otkrivanje prijenosom, širenjem ili stavljanjem na raspolaganje na drugi način, usklađivanje ili kombiniranje, ograničavanje, brisanje ili uništavanje.
3. Evidencija aktivnosti obrade (evidencija postupanja): sustavan popis svih radnji u pogledu postupanja s osobnim podacima.

3. Područje primjene Smjernica
Ove se Smjernice primjenjuju na osobne podatke kandidata za posao te na svako korištenje istih, neovisno je li riječ o usmenom, elektroničkom ili pisanom korištenju podataka. Temelje se na Općoj uredbi o zaštiti podataka EU-a (OUZP) te su stoga valjane za svako pojedinačno društvo (svaku pravnu osobu) u Grupi JAF. Ove se smjernice odnose na svaku prijavu na natječaj, neovisno o tome na koji je način prijava poslana (poštom, e-poštom, putem platforme za zapošljavanje, osobno).
U pravilu Vaše osobne podatke, za svrhe navedene u 5. poglavlju, obrađuje ona pravna osoba kod koje se natječete za posao i JAF International Services GmbH, gdje je naš središnji ured za upravljanje ljudskim resursima.

4. Osobni podaci koje JAF obrađuje i kategorije primatelja
Obrađujemo sljedeće kategorije osobnih podataka, pri čemu se obim obrade može razlikovati s obzirom na radno mjesto i napredovanje molbe za posao:
1. Podaci iz natječajne dokumentacije ako ih je kandidat naveo: ime, spol, adresa i broj telefona, datum rođenja, bračno stanje, fotografija portreta, vjeroispovijest, ime i zanimanje roditelja, profesionalna karijera, stručna znanja, podaci o obrazovanju, stručna kvalifikacija i dozvole za obavljanje profesije, poznavanje stranih jezika, pohađani tečajevi za osposobljavanje, status dozvole boravka i radne dozvole, državljanstvo i identifikacijski podaci.
2. U kasnijoj fazi natječajnog postupka (prilikom sastavljanja ugovora): OIB, podaci o banci i računu, potvrda o nekažnjavanju, broj vozačke dozvole.

Primatelji navedenih podataka uglavnom su suradnici odjela Ljudskih resursa, odnosno osobe kojima su povjerene zadaće koje se tiču osoblja te rukovodeći kadrovi i buduće nadređene osobe kandidata/kandidatkinje.

5. Svrhe obrade Vaših osobnih podataka
Tijekom natječajnog postupka u JAF-u, JAF Vaše osobne podatke obrađuje u sljedeće svrhe (glavne procese):
1. Procjena molbi za posao;
2. Vođenje evidencije o natječajnoj dokumentaciji uz pretpostavku da smo dobili Vašu privolu;
3. Nasumične provjere u okviru revizija;

6. Opravdanost obrade podataka

Postupci koje donosimo pod točkom 5. opravdani su zbog provedbe mjera koje prethode sklapanju ugovora, ispunjavanja pravnih obveza te zbog postojanja opravdanih interesa Grupe JAF (čl. 6., st. 1., toč. b), c) i f) OUZP-a).

7. Otkrivanje i razdoblje pohrane Vaših osobnih podataka

Podaci o kandidatima za posao otkrivaju se radi postizanja navedenih svrha društvu J.u.A. Frischeis d.o.o. (osobito odjelu Ljudskih resursa navedenoga društva), potencijalnim budućim izravno nadređenim osobama kandidata, kolegama i odgovarajućem administrativnom osoblju. Na temelju Zakona o jednakom postupanju Vašu natječajnu dokumentaciju čuvamo godinu dana nakon odbijanja Vaše molbe.
Ako želite da Vaša molba za posao ostane u evidenciji, molimo da nas o tome izvijestite slanjem pisane obavijesti osobi za kontakt u vezi s Vašom molbom za posao. U slučaju zadržavanja molbe u evidenciji, Vaši će se podaci izbrisati najkasnije nakon 3 godine. Naravno, u svakom trenutku imate pravo opozvati svoju privolu za zadržavanje podataka u evidenciji.

8. Središnje aktivnosti obrade podataka i sigurnosne mjere

Obrada podataka glavnih procesa u Grupi JAF se provodi u središnjim sustavima u Stockerauu i Beču. Stoga se i osobni podaci zaposlenika Grupe JAF iz drugih zemalja, koji se prenose u Austriju, također čuvaju u navedenim mjestima. Sigurnosne mjere koje poduzima Grupa JAF obuhvaćaju kontrole ulaska i pristupa, kontrole mogućnosti korištenja podacima, uključujući ovlaštenja u pogledu unosa i prosljeđivanja osobnih podataka, kontrolu raspoloživosti tehnoloških sustava, uključujući sustave arhiviranja i spremanja sigurnosnih kopija te zaštitu od virusa.

9. Vaša prava u pogledu Vaših osobnih podataka

O pitanjima koja nadilaze sadržaje ovih Smjernica možete od nas zatražiti dodatnu obavijest slanjem upita e-poštom na compliance@frischeis.hr (čl. 15. OUZP-a). Također od nas možete zatražiti da ispravimo Vaše osobne podatke (čl. 16. OUZP-a) odnosno da ih obrišemo ako na temelju zakona nismo prisiljeni čuvati ih (čl. 17. OUZP-a). Osim toga imate pravo uložiti prigovor (čl. 21. OUZP-a) i/ili možete od nas zatražiti prijenos podataka (čl. 20. OUZP-a) i/ili zahtijevati ograničenje obrade svojih podataka (čl. 18. OUZP-a). U konačnici uvijek imate pravo podnijeti pritužbu Agenciji za zaštitu podataka, Martićeva 14, 10000 Zagreb, telefon: +385 1 4609-000, odnosno  e-mail: azop@azop.hr .